Πώς βγαίνουν τα κοινόχρηστα: τι πρέπει να ξέρει ένας διαχειριστής

Κάθε μήνα τα ίδια και τα ίδια. Λογαριασμοί ρεύματος, νερό, πετρέλαιο, καθαρίστρια, ασανσέρ. Μετά, η κατανομή με τα χιλιοστά, οι στρογγυλοποιήσεις που δεν βγαίνουν, κάποιος που παίρνει τηλέφωνο να ρωτήσει γιατί πλήρωσε 3 ευρώ παραπάνω από τον διπλανό του. Και στο τέλος, η έκδοση των ειδοποιητηρίων — συνήθως σε Excel, μερικές φορές στο χέρι.

Αν έχεις αναλάβει τη διαχείριση, το πιο κουραστικό κομμάτι δεν είναι να μαζέψεις τα χρήματα. Είναι να βγάλεις σωστά τα νούμερα.

Τα κοινόχρηστα είναι οι δαπάνες που βαραίνουν όλους τους ιδιοκτήτες, ανάλογα με το μερίδιο καθενός στο κτίριο. Το μερίδιο αυτό εκφράζεται σε χιλιοστά — για αυτό λέμε ότι μια πολυκατοικία «έχει 1.000 χιλιοστά».

Το λάθος που γίνεται πιο συχνά δεν είναι στους υπολογισμούς. Είναι στα χιλιοστά που καταχωρήθηκαν λάθος στην αρχή. Αν μια στήλη αθροίζει 998 αντί για 1.000, κάθε ειδοποιητήριο που εκδίδεται από εκείνη τη στιγμή κουβαλά ένα μικρό σφάλμα. Δεν φαίνεται πουθενά — μέχρι να το ανακαλύψει ένας ένοικος που πρόσθεσε τα ποσά και βρήκε ότι δεν βγαίνουν.

Το κόστος της μη αυτοματοποίησης δεν είναι μόνο ο χρόνος. Είναι και το κόστος του λάθους: μια χρέωση που δεν εξηγείται, μια οφειλή που ξεχάστηκε, ένα ποσό που δεν συμφωνεί με το ταμείο στο τέλος της χρονιάς.

Αν τα χιλιοστά και τα στοιχεία των διαμερισμάτων έχουν καταχωρηθεί σωστά, η μηνιαία διαδικασία περιορίζεται σε τρία βήματα: καταχώριση των δαπανών του μήνα, έλεγχος της κατανομής, έκδοση και αποστολή των ειδοποιητηρίων. Σε μια συνηθισμένη πολυκατοικία, αυτό αφήνει χρόνο για έναν καφέ — όχι για ένα απόγευμα στο Excel.